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Dica para armazenamento de documentos e papéis
O mundo atual é o combate ao uso do papel sendo tudo digitalizado. Há documentos impressos que precisam ser mantidos e fiz uma lista sobre importância.
1.Documentos pessoais e escritura.
Materiais necessários: saquinhos finos, pastas de plástico e maleta preta de plástico.
Coloque cada original em saquinhos, um saquinho para cada documento e coloque na pasta plástica etiquetando para saber que são documentos pessoais.
Faça o mesmo com as cópias autenticadas. Basta uma cópia autenticada.
No caso de escrituras, fala o mesmo procedimento. Coloque uma lista inicial associando numericamente a escritura com o saquinho.
Tenha uma cópia simples da primeira página indicando o cartório e livro que foi feita a escritura. Coloque em pasta distinta e etiquete para saber que são cópias.
Por fim, coloque todas as pastas na maleta preta de plástico e feche colocando em canto que não tome qualquer tipo de luz e evitando pragas.
Desta forma você terá uma cópia autenticada de documentos pessoais caso precise tirar novamente.
No caso de escrituras, judicialmente, elas precisam estar atualizadas assim como certidões. Guarde um dinheiro e renove. As certidões superiores há um ano são descartadas para fins processuais mesmo em pleno estado de conservação.
No caso de escrituras antigas, retire novas a cada 3 anos. Queime as antigas.
As chances destes papéis durarem bons anos é praticamente certa por este método.
2.Processos judiciais.
Utilize o mesmo material acima guardando a página inicial constando o fórum, número do processo e decisão judicial. Faça o mesmo procedimento usando saquinho, pasta e maleta preta de plástico. Etiquete a maleta para saber que são processos.
3.Cartas.
Repita o procedimento já indicado e etiquete a maleta preta de plástico indicando que são cartas.
4.Livros raros ou revistas.
Coloque em saquinho as revistas e mantenha uma lista delas para saber onde estão dentro da maleta preta de plástico. Este material poderá ser digitalizado.
Livros raros devem ser vendidos para pessoas que detenham conhecimento técnico em manutenção deste material especialmente da esfera publica tipo museus.
Dependendo da raridade, sofrendo degradação, ele perderá totalmente o valor. Atente-se para isto.
4.Fotografias.
Coloque em saquinho fino e evite contato direto da luz e longe de pragas fazendo a mesma técnica indicada. Digitalizar é a melhor forma de perpetuar este tipo de material.
Obs.: Uma dica muito importante é manter tudo digitalizado. Livros são difíceis para digitalizar corretamente e opte por gente especializada. Digitalize os documentos originais.
Tenha em mente que documentos pessoais serão necessárias cópias autenticadas especialmente tratando de RG e CPF.
Faça um backup em HDD externo. Mantenha, se possível, duas cópias externas e não deixe nada em notebook ou PC.
Não coloque pilhas de papéis e muitas pastas pesadas uma da outra. Isto danifica o papel.
Espero que este texto te ajude. Não acumule papel. Bom trabalho e abraços.
Atualizado em: Qui 14 Nov 2024